TIS、新見公立大学にクラウド型経費精算システム「Spendia」を導入
～大学教職員の旅費精算を「Spendia」へ移行することで精算業務の透明性を高め、ガバナンス強化と効率性向上を実現～

2025年7月8日

TISインテックグループのTIS株式会社（本社：東京都新宿区、代表取締役社長：岡本　安史、以下：TIS）は、経営管理サービス群「ACTIONARISE」のクラウド型経費精算システム「Spendia（スペンディア）」を公立大学法人新見公立大学（所在地：岡山県新見市、学長：公文　裕巳、以下：新見公立大学）に導入し、精算業務をペーパーレス化することで透明性を高め、ガバナンス強化と効率性向上を実現したことを発表します。

TISが提供するクラウド型経費精算システム「Spendia」は、TISが経費精算システムを20年以上提供してきた知見をもとに、日本の制度や商習慣に合わせて開発した経費精算クラウドサービスです。SaaSでありながら、大企業が抱える特有要件にも対応できる豊富な機能と柔軟性をもち、スマホアプリでも経費精算を完了できる利便性が特長です。

背景

新見公立大学は1980年に岡山県新見市にて開校し、保健福祉系の大学として、保育士・看護師・介護福祉士・社会福祉士など多くのスペシャリストを輩出してきました。人口約2万5千人の市ならではの環境を生かし、地域住民とのふれあいを通して実践的に学べる質の高い教育が大きな特長となっています。

2019年4月の完全四年制大学への移行を機に学生数が700名超へ拡大、教職員数も増員された影響で、経理部門においては出張旅費精算に関わる作業量が急増していました。教職員が研修や実習で出張する機会が多い中で、新見公立大学は鉄道やバスでアクセスしにくい中山間地域にあるためほぼ全員が自家用車で移動していますが、その際のガソリン代の申請件数は月に約100件に増加しており、一人の経理担当者が全ての申請内容をチェックすることが難しくなっていました。

従来の経費精算の流れではまず、教職員は出張前に規定のフォーマットに目的地を記入して申請、経理担当者が地図アプリを利用して、走行ルートを想定しおおよその距離を把握します。そして出張後に、教職員が提出した報告書の走行距離と照合、適正と判断したら、大学が規定するガソリン単価を乗算して正式な経費伝票を起票、承認者に回覧していました。この作業の煩雑さに加えて、承認に時間がかかることも課題のひとつで、紙の伝票を学科の所属長、副学長、学長へと順に回覧するために数日を要することもありました。

そこで新見公立大学では、紙と人手に頼った進め方は非効率的であるだけでなく、入力ミスや判断のゆらぎが起きる可能性があることを課題と考え、経費精算クラウドサービスによるシステム化を検討しました。

TISとクラウド型経費精算システム「Spendia」選定理由

新見公立大学は、複数のクラウド型経費精算サービスを比較し、TISのクラウド型経費精算システム「Spendia」を最終候補のひとつとしました。そして、TISの販売パートナーである株式会社エイエイエス（以下：エイエイエス）からの具体的な提案を受けて、要件の確認へと進みました。TISとクラウド型経費精算システム「Spendia」は、以下の理由から選定されました。

• 申請者自らがGoogleマップ上で目的地と走行ルートを選択し、走行距離を申請できる点
  従来、出張前に経理担当者が行っていたルート確認や想定走行距離の算出が不要。新見公立大学が規定する1kmあたりのガソリン単価を自動で乗算できるため、教職員の手間が削減されること。承認者は、申請者から送られてくる伝票画面からGoogleマップに推移し、申告された走行ルートを目視して妥当性を判断できるため、地図をプリントする必要がなく、承認がスピーディーに実施できること。
• 既存の財務会計システムに連携できる柔軟性
  他の候補製品は大半が、社内システムに連携させるには別途プログラムを開発することが前提条件となっていた一方、クラウド型経費精算システム「Spendia」は事前の設定のみで連携に適したデータ形式に変更できること。

導入

クラウド型経費精算システム「Spendia」の導入にあたっては、販売パートナーのエイエイエスが、新見公立大学の規定に合わせて設定し、また、人事異動のたびに修正が発生しないよう、各部門の役職を基準としてワークフローを設計・構築しました。

財務会計システムにデータを連携させるにあたっては、クラウド型経費精算システム「Spendia」上で申請した勘定科目を特殊なデータ形式にあわせて変換し、取り込めるようにすることが目標となりました。クラウド型経費精算システム「Spendia」内部の会計エンジンの設定を変更することで、ほぼ自動でデータ変換が可能になりました。

今回の導入により経費精算の申請方法が変更されることから、教職員向けの事前説明会も実施されました。自ら走行ルートと走行距離を申告するステップが新たに加わったため、最初は手間が増えることに抵抗感を持つ教職員もいましたが、エイエイエスがサポート窓口を設けて、操作の質問などに対応しました。早期定着の理由のひとつに、申請から承認までのプロセスが公平化・透明化されることへの理解があったことが挙げられます。Googleマップは多くの人がスマートフォンでも日常的に使用しており、そこで推奨された最適な走行ルートおよび走行距離の信頼性・客観性の高さが教職員に受け入れられました。

導入効果

クラウド型経費精算システム「Spendia」の導入による効果は以下の通りです。

• 経理の本来業務に専念
  事前申請に対する経理担当者の煩雑な作業が不要になり、経理の本来業務に専念。導入前は抵抗を感じていた教職員も、現在では操作に慣れ抵抗感が解消。
• メンテナンスが容易
  プログラミングの知識がなくても、登録されている組織名の変更や伝票作成時の留意点の追加設定が可能。
• ガバナンス向上
  経理担当者によって申請内容が適正かどうかの判断が分かれることがある出張旅費の精算において、今回のシステム化により不公平感を解消できたことで、ガバナンス向上に貢献。

新見公立大学　事務局総務課　眞治　章氏
新見公立大学　事務局総務課　太田　雅之氏　コメント

今回、エイエイエスとTISとの間で密に情報を連携してくれたことで、技術的な質問にもすぐに回答いただき、導入が非常にスムーズでした。次に目指しているのは、現在は旅費精算に限定している「Spendia」の用途を、物品購入の経費精算へ広げること。また、経費を申請する際、該当する研究テーマ等を選んでもらい、テーマ別に予算管理できるようにしていくという取り組みも進めています。

これから、全国の教育機関で生成AIの活用が大きなテーマとなっていくことが予想されます。今後もエイエイエスとTISには新技術を活用した作業効率化や生産性向上のアドバイスもいただきつつ、長くサポートしていただければと思います。

本件の詳細は以下URLをご参照ください。
https://www.tis.jp/casestudy/casestudy_173.html

クラウド型経費精算システム「Spendia」について

経費精算システムを20年以上提供してきた知見をもとに、TISが日本の制度や商習慣に合わせて開発した経費精算クラウドサービスです。SaaSでありながら各企業ならではの要件にも対応できる豊富な機能と柔軟性をもち、スマホアプリで経費精算を完了できる利便性が特長です。

詳細は以下をご参照ください。
https://www.tis.jp/service_solution/spendia/

経営管理サービス群「ACTIONARISE」について

TISの「ACTIONARISE」は、データで企業の成長と競争力の強化を実現する経営管理サービス群です。経営に必要なデータの生成から適切な収集・整理、データに基づく経営判断とアクションの定着まで、スピーディーかつ確実なデータドリブン経営への変革を支援します。

詳細は以下をご参照ください。
https://www.tis.jp/branding/actionarise/

新見公立大学について（https://www.niimi-u.ac.jp/）

岡山県北西部、中国山地の麓にあり、緑豊かな自然に恵まれた人口2万6千人弱の新見市にあります。｢誠実、夢、人間愛｣を建学の精神に、1980年に公立短期大学として開学以来45年の歴史を刻み、保育、看護、福祉の専門職人材約6,400人を輩出しています。2019年度に課題先進地域の現場で「人と地域を創る新見公立大学NiU」として健康科学部1学部3学科（健康保育、看護、地域福祉）の4年制大学となり、2023年度に大学院は健康科学研究科2専攻（看護学、地域福祉学）となっています。

株式会社エイエイエスについて（https://www.aasc.co.jp）

株式会社エイエイエスは、1998年の設立以来、お客さまのビジネスを支える多岐にわたるITソリューションを提供してきました。現在も全ての従業員がお客さまのビジネスの発展に貢献できるよう、日々技術の研鑽に励んでおり、これからもお客さまのビジネスをITでサポートする最適なパートナーとして、進化し続けます。

TIS株式会社について（https://www.tis.co.jp/）

TISインテックグループのTISは、金融、産業、公共、流通サービス分野など多様な業種3,000社以上のビジネスパートナーとして、お客さまのあらゆる経営課題に向き合い、「成長戦略を支えるためのIT」を提供しています。50年以上にわたり培ってきた業界知識やIT構築力で、日本・ASEAN地域の社会・お客さまと共創するITサービスを提供し、豊かな社会の実現を目指しています。

TISインテックグループについて

TISインテックグループは、国内外グループ2万人を超える社員が『ITで、社会の願い叶えよう。』を合言葉に、「金融包摂」「都市集中・地方衰退」「低・脱炭素化」「健康問題」を中心としたさまざまな社会課題の解決に向けてITサービスを提供しています。デジタル技術を駆使したムーバーとして新たな価値を創造し、人々の幸せと持続可能な豊かな社会の実現に貢献します。

※ 記載されている会社名、製品名は、各社の登録商標または商標です。
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